Sello formula COPIA

El sello de gestión documental más transversal del catálogo

A diferencia de otros sellos fórmula orientados a estados concretos (PAGADO, COBRADO) o a usos muy específicos (NO A LA ORDEN, CONFORME SALVO EXAMEN), el sello COPIA es de uso universal: cualquier empresa, despacho, administración o profesional que gestiona documentación en papel acaba necesitando identificar qué ejemplares son originales y cuáles son copias. Facturas que se envían al cliente y se archivan internamente, albaranes con el ejemplar del transportista y el de la empresa, contratos con la copia del cliente y el original del firmante, expedientes donde el documento base circula y las copias quedan en el archivo: en todos esos casos el sello COPIA pone orden visual en cuestión de un segundo, sin anotaciones manuscritas y con resultado uniforme en todos los documentos.

Tinta azul para máxima legibilidad en el archivo

El sello COPIA viene de serie en tinta azul, el color convencional para marcas identificativas en documentación de archivo. El azul contrasta bien con el texto impreso en negro sin generar la alarma visual que produciría el rojo (asociado a estados de cobro o urgencia) y resulta más sobrio y neutral para documentos que van a archivarse o enviarse a clientes. Es la misma convención que siguen el sello NO A LA ORDEN y el sello CONFORME SALVO EXAMEN. Cuando la almohadilla se agota se sustituye por el recambio de tinta Trodat 6/4911, disponible en negro, rojo, azul, verde y lilac por si se prefiere otro color en algún momento.

Cuatro idiomas: COPIA, CÒPIA, KOPIA y COPIA

El texto grabado corresponde al idioma que se elige en el momento del pedido: castellano (COPIA), catalán (CÒPIA), euskera (KOPIA) o gallego (COPIA). Aunque en gallego y castellano el texto es idéntico, la variante en catalán y euskera permite adecuar la documentación al idioma habitual de la empresa, un detalle que tiene relevancia en territorios con lengua cooficial donde la documentación interna se emite en la lengua propia. La elección de idioma es definitiva una vez entregado el sello, ya que el texto está grabado en caucho.

El sello COPIA y el sello DUPLICADO: diferencia práctica

En el catálogo existen dos sellos con una función aparentemente similar: COPIA y DUPLICADO. En la práctica documental existe una distinción sutil pero relevante: COPIA señala que ese ejemplar es una reproducción de otro documento que puede ser el original u otra copia, sin implicar un rango concreto. DUPLICADO señala específicamente que ese ejemplar es el segundo de los que se han emitido, con una connotación de "segunda copia oficial". En la mayoría de contextos comerciales y administrativos ambos términos se usan indistintamente, pero en documentación fiscal y administrativa donde el número de ejemplares tiene relevancia (facturas en papel, escrituras, contratos notariales) la distinción puede ser importante. Si necesitas gestionar también el estado de los documentos que se copian, el sello PAGADO o el sello COBRADO completan la dotación de sellos de gestión documental.